Tarea

 Libros digitales y distinción de fuentes

Objetivo: Fomentar la lectura crítica y la investigación académica.

Actividad: Elaborar formato excel  académico de forma grupal sobre un tema libre usando las herramientas digitales. En este caso se puede tomar tiempo de la clase para hacer lecturas conjuntas e intercambiar información entre los estudiantes.

Herramientas: buscamos libros generales, páginas como Amazon, Bubok o Free-ebooks ponen a disposición de docentes, estudiantes y padres una gran cantidad de libros, tanto gratuitos como de pago.

Sitios como Google Académico permiten a los alumnos encontrar escritos formales en caso se requiera hacer trabajos con citas. De la misma manera SciELO y Dialnet, ofrecen revistas y escritos académicos sobre temas diversos

 

Procesos

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Para iniciar con el desarrollo de contenidos correspondiente a la unidad de la asignatura, es preciso considerar que el estudiante  del Programa Ciencia de la Información, debe contar con bases sólidas que inicialmente le permitan entender conceptos, similitudes y diferencias y posteriormente coadyuvar en la elaboración de los instrumentos archivísticos para la gestión documental y los instrumentos de gestión de la información pública en las organizaciones donde presten sus servicios.

En ambos casos los mencionados instrumentos, deben ser elaborados por los sujetos obligados (entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas) para dar cumplimiento a la Normatividad vigente y para coadyuvar en la adecuada administración, control, organización, acceso y recuperación de la información producida y recibida en diferentes soportes, formatos y sistemas como resultado del desarrollo de sus funciones.  Los contenidos de la segunda unidad de la asignatura denominada: “Instrumentos archivísticos para la gestión documental e instrumentos de gestión de la información pública” se desarrollará a partir de los siguientes contenidos:

INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN PÚBLICA

Herramientas con propósitos específicos, establecidas en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública donde los sujetos obligados deben informar de forma ordenada a los ciudadanos sobre todas sus categorías de información,mdisponibilidad y acceso.

Ventajas del uso de los instrumentos de gestión de la información pública

1. Identificar y clasificar información en posesión o custodia de los sujetos

obligados.

2. Señalar la información que es publicable y sus medios de acceso.

3. Especificar qué información puede ser publicada y entregada.

4. Garantizar la conservación de la memoria institucional de las organizaciones.

5. Fortalecimiento de procesos y procedimientos administrativos.

6. Coadyuvar en el fortalecimiento de la transparencia institucional.

7. Aumento de la eficacia, eficiencia y productividad.

¿Cuáles son los instrumentos de gestión de información pública?

De acuerdo con lo dispuesto en el capítulo 5 del Decreto 1081 de 2015, se deben

elaborar, actualizar y divulgar los siguientes instrumentos de gestión de información

pública:

? Registro de activos de información – RAI

? Índice de información clasificada y reservada – IICR

? Esquema de publicación de información – EPI

? Programa de gestión documental - PGD

En este punto es importante tener en cuenta que el Programa de Gestión Documental, cumple un doble propósito, ya que el mismo se encuentra registrado como un instrumento de gestión de información pública en el Decreto 1081 de 2015 y como un instrumento archivístico para la gestión documental en el Decreto 1080 de 2015.

Registro de Activos de Información – RAI  

Definición  Inventario de  la Información pública que el sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, transforme o controle en su calidad de tal. (Decreto 1081 de 2015). 

Estructura

 Para todos los registros y categorías:

? Nombre o título de la categoría de información.

? Descripción de la categoría de información.

? Idioma.

? Medio de conservación o soporte.

? Formato.

? Información publicada o disponible.

Índice de Información Clasificada y Reservada – IICR

Definición  Inventario de la información pública generada, obtenida, adquirida o controlada por el sujeto obligado, en calidad de tal, que ha sido calificada como clasificada o reservada. (Decreto 1081 de 2015). 

Estructura

? Nombre o título de la categoría de información.

? Nombre o  título de  información.   

? Idioma.

? Medio de conservación o soporte.

? Fecha de generación de la información.

? Nombre del responsable de la producción de la información.

? Nombre del responsable de la información.

? Objetivo legítimo de la excepción.

? Fundamento constitucional o legal.

? Fundamento jurídico de la excepción.

? Excepción total o parcial.

? Fecha de la calificación.

? Plazo de la clasificación o reserva.

Esquema de Publicación de Información – EPI

Definición   Instrumento del que disponen los sujetos obligados para informar, de forma ordenada, a la ciudadanía,  interesados y usuarios, sobre la información publicada y que publicará, conforme al principio de divulgación proactiva de la información previsto en el artículo 3 de la Ley 1712 de 2014, y sobre los medios a través de los cuales se puede acceder a la misma.(Decreto 1081 de 2015).

Estructura

Para todos los registros y categorías:

? Nombre o título de la categoría de información.

? Idioma.

? Medio de conservación o soporte.

? Formato.

? Fecha de generación de la información.

? Frecuencia de actualización.

? Lugar de consulta.

? Nombre del responsable de la producción de la información.

? Nombre del responsable de la información.

Construcción de los Instrumentos de Gestión de Información

La construcción de los instrumentos de gestión de información pública, se basa en cinco (5) momentos, los cuales deben ser flexibles de acuerdo con las necesidades

de cada organización y a los avances que presenten en el desarrollo de actividades de gestión documental.

• Momento 1: Revisión de los instrumentos de gestión documental (Tablas de retención documental – TRD y Cuadro de Clasificación Documental – CCD).
• Momento 2: Identificación de elementos básicos que conforman los tres instrumentos de gestión de la información pública
• Momento 3: Construcción del Registro de Activos de Información – RAI.
• Momento 4: Elaboración del Índice de Información Clasificada y Reservada - IICR
• Momento 5: Elaboración del Esquema de Publicación de Información – EPI.

 

BIBLIOGRAFÍA

Los estudiantes deben consultar las lecturas recomendadas y las referencias

bibliográficas y webs dispuestas en la guía de la Unidad

 

 

Recursos

Evaluación

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actividad	tiempo de entrega	porcentaje
taller  de aplicacion sobre las tematicas desarrolladas	18 a 23  de julio	30% de la nota final

De acuerdo con Condemarín y Medina (2000, p. 21), entre las características de la
evaluación se pueden mencionar las siguientes:

a. Es una instancia destinada a mejorar la calidad de los aprendizajes.

b. Constituye parte integral de la enseñanza.

c. Evalúa competencias dentro de contextos significativos.

d. Se realiza a partir de situaciones problemáticas cercanas al ámbito de
desempeño futuro.
 

Notas

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Muñoz Peña, C. (2015). ABC Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
Obtenido de Secretaría de Transparencia: http://www.secretariatransparencia.gov.co/observatorioanticorrupcion/Documents/ABC%20ley%201712%20editado.pdf

 Presidencia de la República de Colombia (2015). ABC para la implementación de Programa de Gestión Documental – PGD. Obtenido de Departamento Administrativo de la Presidencia de la República: https://dapre.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/DocumentosCiudadania/ABCEimplementacion-programa-gestion-documental-SecTransparencia-DAPRE.pdf

Archivo General de la Nación de Colombia. Acuerdo 4 (2019). Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro único de Series Documentales – RUSD de las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración Documental– TVD. Bogotá: Archivo General de la Nación. 
 
Archivo General de la Nación de Colombia (2014). Manual implementación de un Programa de Gestión Documental – PGD. Obtenido de Archivo General de la Nación: https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recurso s/Publicacionees/PGD.pdf 
 
Archivo General de la Nación de Colombia (2019). Modelo de requisitos para la implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo.
Obtenido de Archivo General  de la Nación: 
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/R ecursos/Publicacionees/ModeloDeRequisitosSistemaDeGestionElectronicos.pdf 

Congreso de la República de Colombia. Ley 1712 (2014). Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública
Nacional y se dictan otras disposiciones. Bogotá: D.O. 49.084 de 6 de marzo de 2014. 

Departamento Administrativo de la Presidencia de la República de Colombia. Decreto 1081 (2015). Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único
del Sector Presidencia de la República. Diario Oficial de Colombia. Bogotá. D.O. 49.523 de 26 de mayo de 2015.  

(Godoy et. Al., 2001). Tablas de retención y transferencias documentales: directrices básicas e instructivos para su elaboración (versión actualizada).
Obtenido de Archivo General  de  la 
Nación: 
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/R
ecursos/Publicacionees/Minimanual_TRD.pdf  (González et al., 2014). Manual formulación del Plan Institucional de Archivo.
Obtenido de Archivo  General  de la Nación: 
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/R ecursos/Publicacionees/PINAR.pdf 

Ministerio de Cultura de Colombia. Decreto 1080 (2015). Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura. Bogotá: D.O. 49.523 de
26 de mayo de 2015. 
 
Presidencia de la República de Colombia (2015). Guía de instrumentos de gestión de información pública. Obtenido de Departamento Administrativo de la Presidencia de la
República: https://dapre.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/DocumentosCiudadania/guia- instrumentos-gestion-informacion-publica-SecTransparencia-DAPRE.pdf