Introducción

 Consiste en un texto corto cuya función es proveer al estudiante información básica sobre el tema , el objetivo y el contenido de la actividad que se va desarrollar, de manera que lo contextualice, lo oriente, y lo estimule a leer las demás secciones. Esta es la puerta de entrada a la WebQuest y, por esta razón, su contenido debe ofrecer información suficientemente sencilla, clara, llamativa y motivadora, para enganchar el interés del estudiante durante el transcurso de la actividad. La Introducción debe darle la bienvenida con un tema o problema importante que sea de su interés, frente al cual deberá desempeñar un papel central y desarrollar una actividad interesante.

Para que una Introducción sea efectiva y pertinente, debe incluir :

• Información general acerca del tema a trabajar.
• Información que llame la atención del estudiante, lo familiarice con la problemática de la WebQuest y justifique la importancia del tema y de la actividad a desarrollar. Recursos como: noticias de actualidad, estadísticas, situaciones de la vida cotidiana relacionadas con el tema, etc. cumplen esos cometidos.
• Los objetivos que se desea que el estudiante alcance con el desarrollo de la WebQuest.
• Un recuento breve de las actividades que el estudiante va a realizar durante el desarrollo de la WebQuest.
• En algunas ocasiones, dependiendo de la complejidad del tema, es necesario ofrecer definiciones breves de los conceptos básicos que se van a manejar, para que el estudiante pueda comprender de qué se le está hablando.

Tema 4.1 Fines de una unidad de sistemas y procedimientos.

Mediante el estudio de sistema y procedimientos se produce una manera particular de comunicación de las operaciones, es más, se exige, para poder decidir que nos encontremos ante una interacción de los sistemas de un organismo. Por tanto, el primer concepto en el análisis de sistema es aquel que hace referencia al examen de las direcciones superiores en el organismo, para de ella extraer las normas y políticas de dedición que deben  verificarse para llevar a cabo una administración eficaz.

Los fines que perseguirá una unidad de sistemas y procedimientos serán asesorar la dirección superior, desarrollando los siguientes aspectos:

• Elaboración de programas que marquen direcciones para coordinar las actividades a realizar.
• Evaluación de los planes de acción relativos a la ejecución del trabajo para determinar su efectividad. 
• Control de flujos de formas, informes para determinar si son eficientes, oportunos y complejos.
• Buscar y establecer en forma constante nuevos métodos de información para apoyar la toma de decisiones.
• Ayudar a obtener métodos eficientes para simplificar y medir el trabajo.
• Activación de estudios especializados, cuando así lo requiera el volumen y el complejo de operaciones para proporcionar soluciones y recomendaciones

  La unidad de sistemas y procedimientos en su desarrollo señalara todo acuerdo administrativo en lo referente al sistema organización, sistema de información, políticas, programas, planes, medición y simplificación administrativa.

4.2 Ubicación de una unidad de sistemas y procedimientos

La ubicación y asignación de la unidad de sistema y procedimientos (USP), depende de varios factores, en primer lugar puede ser que el órgano consultor a quien se confía este estudio sea una unidad integrada a las organizaciones, en cuyo caso la extensión de su trabajo dependerá del nivel donde esté ubicado. Esto es, si se trata de una unidad asesora en un tercer nivel jerárquico, su actividad será sumamente restringida, ya que la coordinación será solo a la altura del jefe o de parlamento y es más, de una sección específica, lo cual supone que solo atacara los problemas de unos cuantos procedimientos en una función para establecer una unidad de esta naturaleza.

4.3 Importancia de la unidad de sistemas y procedimientos

La importancia de la unidad de sistema y procesamientos varía bastante de una empresa a otra. Esto se debe a que se puede tomar en cuenta diversos factores que determinan la importancia de unidad y son:

a) El campo de acción de la unidad de operación

b) La profundidad de los estudios que van a practicarse.

c) El volumen y la complejidad

d) La centralización o descentralización de las funciones de sistemas y procedimientos

e) Los sistemas de procesos electrónicos de datos, como parte de imagen de la unidad de sistemas y procedimientos como entidad por separado.

Alcance de la unidad de sistemas y de procedimientos.

En el caso que se asignara la función a una persona o a un grupo especifico de la organización, el nivel máximo directivo debe clasificar los aspectos siguientes:

a) ¿Cuales son los objetivos de la unidad de sistemas y procedimientos?

b) ¿Quien tiene la responsabilidad primaria para los procedimientos administrativos dentro de un departamento particular, ese departamento o unidad de sistema y procedimientos?

c) ¿Es la función de la unidad puramente asesora o tendrá autoridad para imponer los procedimientos aportados?

d) ¿Podrá la USP emprender estudios por inactividad propia o solo por solicitud del departamento interesado, o por requerimientos de la gerencia?

e) Una vez aprobado e instalado un determinado procedimiento o sistema ¿ Podra el departamento afectado cambiarlo sin la aprobacion de la unidad de sistemas y procedimientos?

f) ¿Podrá la USP apelar el rechazo de sus recomendaciones hechas aun departamento? ¿Ante quien?

4.4 funciones que deben desempeñar la unidad de sistema y procedimientos

Las funciones de la unidad de sistemas y procesamientos deben quedar enmarcadas dentro de la estructura orgánica de una empresa. en una unidad o departamento que por sus situación jerárquica pueda conseguir su objetivos.

El nivel donde se situé la responsabilidad la unidad deberá reunir las características siguientes:

a) Jerarquía suficiente para poder penetrar en cualquier unidad administrativa de la empresa.

b) Que el tipo de funciones de dicha unidad sea todo lo relacionado con la dirección, plantación, sistemas, equipos, etc., con el fin de simplificar y estandarizar  las operaciones de la empresa.

c) Que tenga suficiente autoridad sobre las demás unidades administrativas.

Las unidades de sistemas y procedimientos estudian y analizan la organización y sus sistemas administrativos, con el fin de proponer y, en su caso, diseñar, implantar y actualizar los sistemas existentes para permitir y evaluar su eficiencia en el logro de recursos humanos, financieros, y materiales de que se disponga.

Para cumplir con lo anterior, la unidad de sistema y procesamientos debe ejecutar las funciones siguientes:

1. Estudiar y analizar permanentemente la organización y el funcionamiento general de la empresa o área  de estudio tratando de:

a) Recabar los datos necesarios que permitan conocer objetivos y políticas de la organización.

b) Analizar la estructura y las funciones de cada una de las unidades administrativas que integran la empresa

c) Proponer y, en caso, adaptar los sistemas administrativos y modificaciones que permitan elevar la eficiencia

2. Diagnosticar sobre los métodos de operación y los sistemas de información con el fin de:

a) Recabar datos que permitan evaluar constante, la eficiencia de los sistemas utilizados.

b) Analizar el flujo de datos y los sistemas para determinar si cada nivel de la organización recibe la información significativa para la toma de decisiones d}que les corresponde.

c) Realizar el análisis, diseño y control de formas impresas, procurando su adecuación al funcionamiento de los sistemas establecidos

3. Estudiar y analizar permanentemente los procedimientos y relaciones de organización en términos de limites en la estandarización del trabajo, la simplificación y la medición de la productividad, para lo cual se necesita:

a) Aplicar sistemas de oficina, enfatizando los flujos de trabajo administrativos y las relaciones de organización establecida para el proceso de trabajo.

b) Determinar unidades medibles de trabajo, relacionados con el numero de empleados que se necesitan para la ejecución de cierto volumen de trabajos.

4. Diseñar sistemas mas eficientes y comprar las distintas opciones para seleccionar la mas indicada: incluyendo el estudio de métodos manuales, mecanizados o electrónicos, con el fin de:

a) Diseñar procedimientos correspondientes a los sistemas nuevos o modificados.

b) En su caso, diseñar y aprobar modelos para la simulación de sistemas con el fin de seleccionar la alternativa mas adecuada

5. Formular los manuales administrativos que incluyan todos los elementos necesarios para cada sistemas aprobado, observando su aplicación y actualización.

6. Revisar la implantación de nuevos métodos, y realizar las revisión periódica, sobre bases comparativas, de la efectividad de los sistemas y procesamientos, para lo cual hay que aplicar programas de valoración, aunque podría considerase como las fase final  del programa de sistema de oficinas, se desarrolla pro separado.

El programa se pondrá en marcha después de haber transcurrido el tiempo suficiente para permitir una valoración exacta de los resultados y un ajuste final de los detalles del procedimientos y organización.